Les qualités humaines qui font la différence
Une journée type, racontée de l'intérieur
La 'journée' du Night Auditor débute généralement autour de 22:00. Dès son arrivée, il prend connaissance des consignes du réceptionniste de jour, des éventuelles notes de service et des prévisions d'arrivées tardives. Vers 22h30, il entame les premières rondes de sécurité pour s'assurer que les accès sont correctement verrouillés et que le calme règne dans l'établissement. Il gère les dernières arrivées de la soirée, effectue les formalités de check-in et répond aux ultimes demandes des clients avant la nuit. Entre 00h00 et 03h00, période plus calme, il se concentre sur les tâches administratives et comptables. C'est le moment de la clôture journalière qui comprend la vérification des caisses de la journée, le rapprochement des cartes de crédit, le contrôle des factures et l'édition des différents rapports comptables (revenue report, rapport d'occupation). Il s'assure que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le PMS. Il peut également préparer la mise en place du petit-déjeuner si c'est de son ressort. Vers 03h00-04h00, il gère les éventuels appels téléphoniques, les demandes de conciergerie de nuit ou les petites urgences (fuite d'eau, problème de clé par exemple). Les rondes de sécurité sont régulièrement effectuées. À partir de 05h00, l'activité reprend avec les premiers départs anticipés des clients, pour lesquels il procède au check-out et à l'encaissement. Il prépare ensuite le poste pour l'arrivée du réceptionniste de jour, en transmettant toutes les informations importantes, les incidents rencontrés et les consignes particulières. La passation de consignes et la vérification des derniers détails se font vers 06h00-07h00, marquant la fin de son shift nocturne.
Évolution de carrière possible
- 1Chef de Réception
- 2Assistant Gouvernant(e) d'hôtel en fonction de la polyvalence
- 3Formateur(rice) PMS pour de nouveaux collaborateurs
- 4Directeur(rice) Adjoint(e) d'hôtel (souvent après promotion au poste de Chef de Réception)
- 5Responsable de réservation ou Revenue Manager (nécessite une formation complémentaire)
- 6Responsable de l'hébergement
Missions principales
- Accueillir les clients arrivant tardivement et effectuer les procédures d'enregistrement (check-in), y compris la vérification des identités et des modes de paiement.
- Procéder aux départs (check-out) anticipés et gérer les règlements des clients n'ayant pas pu effectuer leur départ en journée.
- Répondre aux sollicitations des clients (appels, demandes de renseignements, services divers) et gérer les éventuels imprévus ou situations d'urgence.
- Effectuer la clôture comptable journalière (arrêté des caisses, contrôle des facturations, rapprochement des ventes du jour avec les systèmes PMS et POS).
- Préparer les rapports d'activité du jour et de la nuit pour la direction, incluant les taux d'occupation, les chiffres d'affaires et les éventuels incidents.
- Mettre à jour les systèmes informatiques (PMS : Property Management System) et s'assurer de la bonne transition des données pour la journée suivante.
- Surveiller les locaux de l'établissement (rondes de sécurité, gestion des accès) et assurer la tranquillité et la sécurité des clients et du personnel.
- Gérer les réservations pour les jours à venir, en traitant les annulations, les modifications et les demandes spécifiques par téléphone ou email.
- Préparer le petit-déjeuner et/ou mettre en place la salle de petit-déjeuner dans les établissements où cette tâche lui incombe.
- Assurer un reporting précis de toute anomalie ou incident survenu pendant son shift à l'équipe de jour pour un suivi efficace.